Declarația D406 (SAF-T) și RO e-Factura: ce cereți de la ERP-ul dumneavoastră

Dacă ați căutat „SAF-T D406" înainte de a alege un ERP, probabil ați observat că răspunsurile vin fie de la contabili, fie de la furnizori de software, rareori de la cineva care se uită la întregul lanț. Această pagină face exact asta: pornește de la ce cere ANAF și ajunge la ce trebuie să poată face, în practică, ERP-ul dumneavoastră.

SAF-T (D406) pe scurt: ce este, de fapt, declarația

SAF-T este o declarație informativă, numită D406 în România, care transmite fiscului datele contabile ale firmei într-un format standardizat. Nu înlocuiește bilanțul și nu înlocuiește decontul de TVA. Este o fotografie structurată a registrelor dumneavoastră, pe care ANAF o poate prelucra automat.

Temeiul legal este art. 59^1 alin. (1) din Legea nr. 207/2015 (Codul de procedură fiscală), împreună cu Ordinul președintelui ANAF nr. 1783/2021. Pentru o prezentare mai largă a obligațiilor care ating un sistem de gestiune, consultați ghidul despre cerințele legale ale unui ERP.

Calendarul pe categorii de contribuabili

Obligația a fost introdusă etapizat, în funcție de mărimea contribuabilului:

Sunt considerați „contribuabili mici" pentru SAF-T cei care nu erau clasificați ca mari sau mijlocii la 31 decembrie 2021 și au rămas în această situație după 1 ianuarie 2022. Pentru majoritatea IMM-urilor, deci, SAF-T este o obligație recentă, iar ERP-ul pe care îl alegeți acum trebuie să o poarte fără improvizații.

Termene, secțiuni și perioadă de grație

Regula generală: D406 se depune cel târziu în ultima zi calendaristică a lunii următoare perioadei de raportare, lună sau trimestru. Două secțiuni au regim aparte:

• secțiunea „Active" se transmite la data depunerii situațiilor financiare ale exercițiului;
• secțiunea „Stocuri" se transmite la data stabilită de organul fiscal central, care nu poate fi mai mică de 30 de zile calendaristice de la solicitare.

Pentru contribuabilii mici, ANAF a prevăzut o perioadă de grație. Dacă raportați lunar, aceasta este de 6 luni pentru primul raport, 5 pentru al doilea, 4 pentru al treilea, 3 pentru al patrulea și 2 pentru al cincilea. Dacă raportați trimestrial, perioada de grație este de 3 luni pentru primul raport. Cât timp depuneți un D406 valid în termenul maxim prevăzut, nu sunteți sancționat în temeiul art. 337^1 din Codul de procedură fiscală.

Lecția pentru un proiect ERP: perioada de grație nu este o scuză pentru a amâna, ci timpul în care puteți corecta configurarea fără risc. Un integrator serios o folosește ca fereastră de testare.

RO e-Factura: aceeași datorie contabilă, ritm diferit

Pe lângă D406, ERP-ul trebuie să vorbească cu sistemul național de facturare electronică. RO e-Factura se sprijină pe OUG nr. 120/2021, pe Legea nr. 296/2023 și pe Legea nr. 227/2015 (Codul fiscal). Factura electronică este definită ca o factură emisă, transmisă și primită într-un format electronic structurat de tip XML, care permite prelucrarea automată.

Ce se transmite și către cine

Sistemul acoperă trei relații, iar ERP-ul trebuie să le distingă la emitere:

• B2B: între firme. Autofacturile emise potrivit art. 319 alin. (8) din Codul fiscal sunt tratate tot ca B2B.
• B2G: între un operator economic și o autoritate sau entitate contractantă, în sensul legilor nr. 98/2016, 99/2016 și 100/2016.
• B2C: către persoane neimpozabile. Din 1 ianuarie 2025, persoanele impozabile stabilite în România, plătitoare de TVA sau nu, transmit în RO e-Factura facturile B2C pentru livrări și prestări cu loc în România. Facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) fac excepție. Între 1 iulie și 31 decembrie 2024, transmiterea B2C era facultativă.

O nuanță pe care ERP-ul trebuie să o știe: o livrare către o persoană fizică identificată la furnizor prin codul numeric personal (CNP) intră în B2C. Operațiunile din afara sferei TVA, care nu impun factură conform art. 319, nu trec prin RO e-Factura.

Termenul de transmitere, în vigoare din 2026

Din 1 ianuarie 2026 (OUG nr. 89/2025, Monitorul Oficial nr. 1203 din 24.12.2025), factura se transmite în 5 zile lucrătoare de la data emiterii. Până la acea dată, termenul era de 5 zile calendaristice. Calculul termenelor urmează Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 1182/71 al Consiliului din 3 iunie 1971.

Dacă ERP-ul dumneavoastră a fost configurat înainte de această schimbare, verificați că numără zilele lucrătoare, nu pe cele calendaristice. Un avertisment pentru facturile aflate aproape de termen este mai valoros decât un raport făcut după.

Registrul RO e-Factura

Registrul RO e-Factura obligatoriu funcționează din 1 iulie 2025. Cine începe o activitate economică după 30 iunie 2025 cere înscrierea înainte de start și este înscris în 3 zile lucrătoare. Persoanele scutite pot opta pentru sistem depunând formularul 081 prin SPV (Spațiul Privat Virtual) și sunt atunci înscrise în registrul opțional.

Ce ar trebui să facă ERP-ul, și ce nu

Tabelul de mai jos separă ce se așteaptă de la nucleul ERP-ului, ce ține de un modul de localizare și ce rămâne în sarcina unui prestator sau a dumneavoastră.

Formularea „frecvent", „uneori", „rar" este intenționată. Cât din aceste funcții vine în produsul de bază și cât prin extensii diferă de la o soluție la alta și de la o versiune la alta. Nu luați drept sigur ce nu v-a fost arătat pe date reale.

D406 și corectitudinea datelor: unde se strică de fapt lucrurile

Un fișier D406 este la fel de bun ca datele din care provine. Cele mai frecvente probleme nu țin de generarea fișierului, ci de ce se află în ERP:

• partenerii fără cod fiscal valid sau cu țara completată greșit;
• articole fără unitate de măsură sau fără clasificare coerentă;
• conturi folosite diferit de la un an la altul;
• note contabile introduse manual, fără legătură cu documentul-sursă.

Aici se joacă migrarea. Dacă ieșiți dintr-un soft vechi, curățarea nomenclatoarelor trebuie făcută înainte de încărcare, nu după primul refuz al ANAF. Pentru acest tip de proiect, citiți ghidul despre migrarea unui ERP.

Declarațiile învecinate: D300 și D394

SAF-T nu trăiește singur. Decontul de TVA (formularul 300) se depune până la 25 inclusiv a lunii următoare încheierii perioadei fiscale, de către persoanele înregistrate în scopuri de TVA. Perioada fiscală poate fi luna, trimestrul, semestrul sau anul calendaristic. Noul model al formularului, aprobat prin OPANAF nr. 174/2026 (Monitorul Oficial nr. 105 din 09.02.2026), se folosește începând cu prima perioadă fiscală a anului 2026.

Declarația informativă D394 se depune, potrivit procedurii ANAF, semestrial, până la 25 inclusiv a lunii următoare semestrului. Dacă descoperiți omisiuni după depunere, depuneți o declarație corectă care o înlocuiește pe cea inițială.

Verificarea utilă pentru ERP: cifrele din D300, D394 și D406 trebuie să provină din aceleași înregistrări. Dacă softul produce trei seturi de date din trei surse, diferențele vor apărea la un control.

Cotele de TVA contează și ele. Din 1 august 2025 (Legea nr. 141/2025), cota standard este de 21 %, iar singura cotă redusă este de 11 %. Aceasta se aplică, între altele, alimentelor destinate consumului uman și animal, cu excepția băuturilor alcoolice și a băuturilor nealcoolice de la codul NC 2202, cazării hoteliere și serviciilor de restaurant și catering. Printr-o dispoziție tranzitorie, livrarea de locuințe către persoane fizice rămâne la cota de 9 % până la 31 iulie 2026, în condițiile legii. ERP-ul trebuie să știe să păstreze istoricul cotelor, pentru că documentele vechi nu se recalculează.

RO e-Transport: când factura se întâlnește cu camionul

Dacă vindeți sau distribuiți mărfuri, SAF-T și RO e-Factura nu sunt singurele obligații. Sistemul RO e-Transport, instituit prin OUG nr. 41/2022, supraveghează transportul rutier de bunuri cu risc fiscal ridicat. Procedura este stabilită prin ordinul comun ANAF–Autoritatea Vamală Română nr. 2545/6316/2022.

Un cod UIT este cerut pentru o partidă de mărfuri cu masa brută totală de peste 500 kg sau cu valoarea de peste 10 000 lei. Pragurile nu se cumulează între tranzacții comerciale diferite: contează doar partida care depășește singură un prag. În tranzacțiile interne, declararea transportului și obținerea codului UIT revin furnizorului, care îl transmite transportatorului cel târziu la punerea efectivă în mișcare a vehiculului.

Declararea și actualizarea vehiculului (numărul de înmatriculare) se fac din aplicația RO e-Transport, accesibilă din contul SPV al organizatorului transportului sau al transportatorului. Documentele de însoțire cuprind, fără limitare, scrisoarea de transport CMR, factura sau avizul de însoțire; foaia de parcurs nu face parte dintre ele.

Pentru ERP, întrebarea concretă este: de unde pornește codul UIT, din comanda de livrare, din aviz sau dintr-o aplicație separată? Detaliile sunt în ghidul despre RO e-Transport în ERP. Sectorul dumneavoastră poate schimba prioritățile; pentru depozite și flote vezi și ERP pentru logistică.

Ce riscați dacă ERP-ul rămâne în urmă

Amenzile sunt un motiv practic de a lua subiectul în serios, pentru că se leagă de procese, nu de intenții:

• depășirea termenului de transmitere în RO e-Factura este contravenție, cu amendă de 5 000 la 10 000 lei pentru contribuabilii mari, de 2 500 la 5 000 lei pentru cei mijlocii și de 1 000 la 2 500 lei pentru ceilalți;
• din 1 iulie 2024, netransmiterea unei facturi B2B ori înregistrarea uneia primite în afara sistemului atrage o amendă de 15 % din valoarea totală a facturii;
• între 1 ianuarie și 31 martie 2024, depășirea termenului B2B nu a fost sancționată, o toleranță care nu se mai aplică.

Din acest motiv, cereți ERP-ului nu doar să transmită, ci să urmărească: facturi netrimise, facturi respinse, facturi primite și neînregistrate.

Cum testați un ERP pe aceste obligații

Nu alegeți un soft după lista de funcții din prezentare. Alegeți-l după un scenariu pe care îl rulați cu propriile date. Iată o ordine de testare care funcționează:

1. emiteți o factură B2B și urmăriți-o până la confirmarea din sistem;
2. emiteți o factură către o persoană fizică, pentru a verifica tratamentul B2C;
3. provocați o respingere (de exemplu un cod fiscal greșit) și vedeți cum se corectează;
4. primiți o factură de la un furnizor și înregistrați-o fără reintroducere manuală;
5. generați un D406 pentru o lună reală și cereți contabilului să îl valideze;
6. dacă livrați mărfuri la risc fiscal ridicat, parcurgeți un transport complet cu cod UIT.

Ce spune fiecare ERP din oferta site-ului

Fără a pretinde ce nu este demonstrat, iată punctele de atenție pentru fiecare soluție:

• Odoo este modular; întrebați ce modul de localizare românească se instalează, cine îl întreține și cum se actualizează la schimbările ANAF.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central se livrează de obicei cu extensii; clarificați ce acoperă localizarea pentru România și care este circuitul de actualizare.
• SAP Business One se adaptează adesea prin add-on-uri; cereți lista celor necesare pentru RO e-Factura și D406 și cine le suportă.
• Oracle NetSuite este o soluție cloud; verificați modul în care sunt tratate conexiunea la SPV și formatele locale.
• WinMentor Enterprise este un soft românesc de contabilitate și gestiune; întrebați cum sunt livrate actualizările legate de ANAF și ce rămâne de configurat la dumneavoastră.

Aceleași cinci întrebări pot fi puse oricărui candidat: ce este în produsul de bază, ce este în modul, cine îl actualizează, cât durează o adaptare după o modificare legislativă și ce vedeți când ceva este respins.

Cum vă ajută Integrator ERP

Nu suntem afiliați niciunui editor și nu realizăm proiectul. Vă punem în legătură cu un integrator ERP certificat, potrivit proiectului dumneavoastră, fără costuri pentru dumneavoastră. Cum decurge, pas cu pas, găsiți în pagina despre funcționarea serviciului. Dacă vă pregătiți să comparați firme, ghidul despre alegerea integratorului vă dă întrebările care contează. Iar pentru partea de transmitere a facturilor, completați cu ghidul ERP și facturarea electronică.

Un ultim reflex util: lăsați contabilul să participe la testele de mai sus. El este cel care semnează declarațiile, deci el trebuie să vadă că fișierul și facturile se comportă corect înainte ca proiectul să fie considerat gata.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.