Ce trebuie să acopere un ERP pentru constructori și firme de construcții

Firmele de construcții lucrează într-un mod care pune la încercare orice soft de gestiune: fiecare lucrare este un proiect aparte, cu propriul buget, cu echipe care se mută, cu materiale livrate direct pe șantier și cu facturare în etape. Un ERP BTP bine ales aduce toate aceste informații într-un singur loc și arată la timp dacă lucrarea se îndreaptă spre profit sau spre pierdere.

Pagina de față este scrisă pentru administratori, directori economici și șefi de producție din firme românești de construcții și instalații. Parcurge, pe rând, nevoile specifice meseriei și arată, pentru fiecare, ce trebuie să acopere un logiciel de gestiune BTP și ce întrebări merită puse integratorului. Nu recomandăm un editor anume: suntem un serviciu gratuit de mise en relație cu un integrator ERP, iar proiectul îl realizează acesta.

De ce un ERP generic nu se potrivește de la sine unei firme de construcții

Majoritatea ERP-urilor sunt gândite în jurul unui ciclu simplu: cumperi, depozitezi, vinzi, facturezi. În construcții, ciclul este altul: oferi, câștigi lucrarea, execuți în etape, măsori ce s-a făcut, întocmești situația de lucrări, încasezi și închizi obiectivul. Banii se mișcă după avansarea fizică, nu după livrarea unei mărfi.

De aceea, un ERP construcții trebuie să știe ce este un obiectiv, un capitol de deviz, un articol de deviz, o măsurătoare, o cantitate contractată față de una executată. Dacă aceste noțiuni lipsesc din produsul standard, integratorul le construiește, iar costul și riscul proiectului cresc. Prima întrebare utilă este deci: ce există nativ și ce se dezvoltă special?

Pentru o vedere de ansamblu asupra rolului unui ERP, puteți porni de la ghidul ce este un ERP; pentru restul paginii presupunem că noțiunile de bază sunt cunoscute.

Oferte, devize și cantități de lucrări

Totul începe cu oferta. Firma primește caietul de sarcini, listele de cantități și întocmește un deviz pe articole. Într-un mediu bine organizat, devizul nu rămâne într-un fișier de calcul izolat: devine bugetul lucrării și baza de comparație pentru tot ce urmează.

Ce trebuie să acopere ERP-ul:

• crearea ofertei pe articole și capitole, cu resurse (manoperă, materiale, utilaje, transport) și cu regia și profitul aplicate transparent;
• versiuni succesive ale ofertei, cu istoricul negocierii;
• transformarea ofertei câștigate într-un buget de proiect, fără reintroducere manuală;
• importul listelor de cantități din fișiere de calcul, pentru că foarte multe documente de licitație vin în acest format.

Aici apar primele diferențe între produse. Platformele generale pot modela ofertele și proiectele, dar bibliotecile de articole de deviz, normele de resurse și formatele folosite în licitațiile din România rareori vin gata făcute. Întrebați integratorul dacă are deja un model de deviz folosit la alte firme de construcții și cum îl adaptează la modul dumneavoastră de calcul.

Măsurători și urmărirea execuției

Măsurătoarea este momentul adevărului: ce s-a executat efectiv, în ce cantitate, în ce loc și cine a confirmat. Dacă rămâne pe hârtie sau într-un caiet al șefului de șantier, situația de lucrări se întocmește târziu și cu erori.

Un ERP util permite:

• introducerea cantităților executate pe articol, direct de pe telefon sau tabletă, prin aplicația ERP sau printr-un formular legat de ea;
• compararea permanentă a cantităților contractate cu cele executate;
• atașarea unor fotografii sau documente la o măsurătoare;
• blocarea cantităților deja facturate, ca să nu fie incluse de două ori.

În practică, multe firme completează ERP-ul cu o aplicație de teren. Nu este o problemă, cu condiția ca schimbul de date să fie automat. Cereți integratorului să arate fluxul complet: cine introduce, cine validează, ce vede contabilul și când.

Situații de lucrări și facturare în etape

Facturarea în construcții nu seamănă cu cea din comerț. Se emite o situație de lucrări pe baza cantităților acceptate, uneori cu avans de decontat, uneori cu o sumă reținută drept garanție de bună execuție. Beneficiarul poate cere corecții, iar ciclul se reia.

ERP-ul trebuie să gestioneze:

• situații de lucrări cu numerotare și legătură clară către deviz și contract;
• avansuri și decontarea lor proporțională;
• sume reținute și eliberarea lor la recepție sau la sfârșitul perioadei de garanție;
• lucrări suplimentare și modificări de contract, separate de bugetul inițial;
• facturi emise conform RO e-Factura, atunci când beneficiarul se încadrează în regulile în vigoare.

Pe partea de facturare electronică, citiți ghidul dedicat ERP și facturare electronică, apoi verificați cu integratorul cum se transmit facturile cu avans, stornările și facturile pe etape. Cazurile particulare ale construcțiilor sunt exact cele care pun probleme la testare.

Subcontractanți: costul care scapă cel mai ușor de sub control

O parte importantă din execuția unei lucrări este adesea încredințată subcontractanților: terasamente, instalații, finisaje, structuri metalice. Fiecare are propriul contract, propria situație de lucrări și propriile condiții de plată.

Un ERP BTP serios trebuie să permită:

• contracte de subcontractare legate de un obiectiv și de un articol de deviz;
• situații primite de la subcontractanți, validate de șantier înainte de plată;
• comparația dintre ce se facturează beneficiarului și ce se plătește subcontractantului pentru aceeași lucrare;
• urmărirea garanțiilor reținute și a documentelor cerute (asigurări, certificate, atestate);
• plăți programate după recepție și după încasarea de la beneficiar, când contractul o prevede.

Aceasta este zona în care produsele standard sunt cel mai puțin pregătite. Întrebați integratorul: „Cum arată în sistem o situație primită de la un subcontractant și cum o leg de lucrarea facturată clientului?” Un răspuns vag sau un caiet de sarcini pentru dezvoltări suplimentare spune mult despre experiența reală.

Achiziții, stocuri pe șantier și materiale

Materialele sunt, de regulă, cea mai mare categorie de cost directă. Pierderile apar la comandă (cantitate greșită), la recepție (neverificată), în depozit (nimeni nu știe ce este pe șantier) și la consum (se montează mai mult decât s-a prevăzut).

ERP-ul trebuie să ofere:

• cereri de materiale pornind din șantier, cu aprobare, apoi comenzi către furnizori;
• recepții pe lucrare, cu imputarea costului direct pe obiectiv;
• gestiuni pe șantier sau depozite mobile, cu transferuri între ele;
• consum de materiale comparat cu norma din deviz;
• evidența materialelor primite de la beneficiar, atunci când contractul prevede acest lucru.

Dacă firma transportă materiale sau echipamente aflate sub incidența regulii privind mărfurile cu risc fiscal, ghidul despre RO e-Transport în ERP explică ce trebuie pregătit. Pentru firmele cu flotă proprie și depozite, merită consultată și pagina despre ERP pentru logistică.

Utilaje, vehicule și manoperă

Utilajele sunt un cost care trebuie repartizat corect pe lucrări: un excavator folosit pe trei șantiere într-o lună nu poate fi trecut integral pe unul singur. La fel, orele muncitorilor trebuie alocate pe obiectiv, nu doar plătite în stat.

Funcții utile:

• fișă a fiecărui utilaj, cu orele de funcționare, consumul de combustibil, reviziile și reparațiile;
• tarif intern pe oră sau pe zi, folosit la repartizarea costului pe lucrări;
• pontaj pe obiectiv, pe categorii de manoperă, cu legătura către salarizare;
• planificarea echipelor și a utilajelor, pentru a evita suprapunerile;
• evidența autorizațiilor, a instructajelor și a verificărilor tehnice, cu alertă la expirare.

Nu toate ERP-urile au un modul dedicat întreținerii utilajelor. Unele firme folosesc o aplicație separată pentru flotă și primesc doar costurile în ERP. Este o soluție acceptabilă dacă integrarea este automată și dacă responsabilul cu datele este desemnat de la început.

Controlul costurilor și rezultatul pe lucrare

Directorul de construcții vrea să știe, în orice zi, trei lucruri: cât s-a cheltuit, cât s-a executat și cât va costa lucrarea până la final. Un ERP BTP care răspunde la aceste întrebări înainte de închiderea lunii schimbă modul de conducere a firmei.

Indicatori pe care îi puteți cere:

• buget, angajat, cheltuit și estimare la final pe fiecare obiectiv;
• marjă prevăzută față de marjă reală, pe lucrare și pe client;
• avansarea fizică comparată cu avansarea financiară;
• cash-flow prognozat din încasări de la beneficiari și plăți către furnizori și subcontractanți;
• analiza abaterilor între deviz și realitate, pe resurse.

Calitatea acestor rapoarte depinde în primul rând de disciplina de introducere a datelor, nu de produs. Un integrator experimentat vă va spune de la început ce se introduce, de către cine și cu ce frecvență, altfel rapoartele rămân frumoase, dar goale.

Ce spun cele cinci ERP-uri acoperite de site despre construcții

Nu comparăm aici produsele pe criterii de preț sau de cotă de piață și nu facem afirmații pe care nu le putem verifica. Dăm doar o orientare, pe baza naturii fiecărui produs.

Concluzia practică: oricare dintre aceste soluții poate funcționa, dacă integratorul a înțeles cum lucrați. Diferența o face rareori lista de funcții din broșură și aproape întotdeauna experiența echipei care configurează produsul. Pentru o comparație între doi editori, vedeți Odoo sau Business Central.

Obligații românești de care ERP-ul trebuie să țină cont

O firmă de construcții din România are, ca orice societate, obligații fiscale și de raportare. ERP-ul nu le înlocuiește pe contabil, dar trebuie să-i ofere datele curate:

• RO e-Factura: emiterea și primirea facturilor în fluxul național; verificați cum sunt tratate facturile cu avans și cele pe etape de lucrări;
• SAF-T (D406): declarația cere date structurate de contabilitate, parteneri, stocuri și active; detalii în ghidul SAF-T D406 în ERP;
• TVA: construcțiile au situații speciale de tratament, la care contabilul dumneavoastră trebuie să valideze configurarea înainte de punerea în producție;
• RO e-Transport: relevant dacă transportați bunuri aflate sub regimul acestei obligații.

Lista completă a cerințelor, într-o formă accesibilă unui nespecialist, o găsiți în ghidul cerințe legale pentru ERP. Înainte de semnarea contractului, cereți integratorului o confirmare scrisă privind cine actualizează aceste funcții și în ce condiții.

Cum pregătiți proiectul înainte de a vorbi cu un integrator

O parte din eșecurile proiectelor ERP în construcții vin din pregătirea insuficientă. Înainte de primele discuții, ar fi util să aveți:

1. o descriere a unei lucrări reale, de la ofertă până la recepție, cu documentele folosite la fiecare etapă;
2. o listă a rapoartelor pe care directorul și contabilul le cer astăzi și nu le pot obține ușor;
3. numărul de șantiere active în același timp și modul în care circulă informațiile între teren și birou (fără a-l cuantifica aici, dar cunoscându-l);
4. sistemele existente care trebuie păstrate sau înlocuite (contabilitate, salarizare, aplicație de teren);
5. o persoană din firmă, cu autoritate, care va decide în timpul proiectului.

Un document de cerințe, chiar scurt, accelerează discuțiile; pentru structură, puteți folosi modelul de cerințe ERP. Pentru etapele proiectului, citiți implementarea unui ERP.

Întrebări de pus integratorului, pe scurt

Iată o listă pe care o puteți aduce la prima întâlnire:

• Ați lucrat cu firme de construcții sau de instalații? Puteți demonstra o lucrare de la deviz până la situația de lucrări?
• Care funcții sunt native în produs și care sunt dezvoltări specifice? Cine le întreține la fiecare actualizare?
• Cum se introduc măsurătorile de pe șantier și cine le validează?
• Cum se gestionează garanțiile reținute, avansurile și lucrările suplimentare?
• Cum se leagă o situație primită de la subcontractant de lucrarea facturată beneficiarului?
• Cum se repartizează costul utilajelor și al manoperei pe obiective?
• Ce se întâmplă la schimbările legislative ANAF: cine adaptează sistemul și cât durează?
• Ce date din sistemul actual se migrează și cum se verifică exactitatea lor?

Mai multe criterii de selecție găsiți în ghidul alegerea integratorului ERP.

Șantiere în toată țara, un integrator care se poate deplasa

Firmele de construcții lucrează adesea în mai multe județe, iar echipa de proiect trebuie să poată ajunge la birou și pe șantier. Dacă sediul este în capitală sau în Ilfov, vedeți pagina integrator ERP în București-Ilfov; pentru firmele din alte zone, lista regiunilor de dezvoltare este în secțiunea regiuni. Mulți integratori lucrează și la distanță, dar cereți clar ce se face la sediul dumneavoastră și ce online.

Cum vă ajutăm

Nu realizăm proiecte ERP și nu suntem afiliați vreunui editor. Serviciul nostru este gratuit: descrieți firma și nevoile, iar noi vă punem în legătură cu un integrator ERP certificat, adaptat proiectului dumneavoastră. Pașii sunt explicați în pagina cum funcționează punerea în legătură. Apoi decideți liber, după ce ați comparat ofertele.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.