Contabilitate și finanțe în SAP Business One, pe înțelesul unei firme românești

Contabilitatea este de obicei motivul pentru care o firmă se uită la SAP Business One: dorește ca facturile, stocurile, încasările și plățile să ajungă în registrul general fără reintroducere. Pagina de față explică ce acoperă contabilitatea SAP Business One, ce trebuie adaptat pentru România și unde se oprește rolul programului și începe rolul contabilului.

Ce acoperă finanțele în SAP Business One

Conform documentației SAP Learning, SAP Business One reunește finanțele și contabilitatea, vânzările și achizițiile, stocurile, producția cu planificarea necesarului de materiale, relația cu clienții și furnizorii, serviciile, proiectele, precum și raportarea și analiza. Cu alte cuvinte, partea financiară nu este un modul izolat: ea primește automat înregistrările din celelalte zone.

Pentru SAP Business One finance, blocurile uzuale sunt:

• registrul general și planul de conturi;
• conturile de clienți și de furnizori, cu scadențe și lichidare;
• TVA și alte taxe;
• bănci, extrase și rapoartele de trezorerie;
• active fixe;
• bugete, centre de profit și dimensiuni analitice;
• rapoarte financiare și interogări definite de utilizator.

Programul funcționează cu un client de birou și cu un client web, iar clientul web oferă analize cu filtrare, liste și interogări contextuale. Pentru un director financiar, asta înseamnă că poate coborî de la un sold la documentele care l-au generat fără să exporte nimic.

Contabilitate generală și analitică

Pe partea de contabilitate generală, nota contabilă se naște în două feluri: manual, de către contabil, sau automat, din documentele comerciale. O factură de achiziție, o recepție de marfă sau o încasare generează înregistrări pe baza conturilor stabilite în configurare. De aceea se spune că într-un ERP contabilitatea se construiește la început, în faza de proiect, și nu la sfârșit.

Pentru contabilitatea analitică, firmele din România folosesc de regulă centre de cost, proiecte, gestiuni sau puncte de lucru. Pe lângă conturile analitice clasice, SAP Business One permite dimensiuni care se atașează fiecărei înregistrări, astfel încât același raport poate fi tăiat pe departament, proiect sau activitate.

Câteva decizii de luat înainte de configurare:

• câte niveluri de analitic vă trebuie în conturile de clienți și de furnizori;
• dacă analiticul se ține în conturi sau în dimensiuni;
• cum se separă activitățile (de exemplu producție, comerț, servicii) fără a multiplica societățile;
• ce rapoarte de gestiune cere conducerea, pe lângă cele legale.

Pentru un grup sau o firmă cu activități mixte, întrebarea de proiect este de obicei: ce rămâne în contabilitatea legală și ce se mută în analiză de gestiune. Un integrator serios o pune în prima ședință de analiză. Detalii despre derularea proiectului găsiți în pagina despre punerea în aplicare a SAP Business One.

Planul de conturi, TVA și particularitățile românești

Planul de conturi este un parametru al societății. Pentru România, el se pornește de la planul general de conturi folosit în practica locală și se adaptează activității: contabilul decide ce conturi sintetice se deschid, ce se detaliază în analitic și cum se leagă de articole, grupe de parteneri și bănci.

Pentru TVA, trebuie parametrizate cotele, codurile de taxare, regimurile speciale (taxare inversă, scutiri, operațiuni intracomunitare) și rapoartele pe care le folosește contabilul la declarații. Aici se vede cel mai bine diferența dintre o configurare făcută de cineva care cunoaște legislația și una copiată dintr-un alt proiect. Testul simplu: contabilul pornește de la o factură de achiziție din import și ajunge, fără corecții manuale, la decontul de TVA.

SAP publică baze de date de demonstrație localizate, cu societatea-model « OEC Computers », pentru mai multe versiuni de SAP Business One, pe SAP HANA și pe MS SQL, iar Franța și Elveția se numără printre aproximativ patruzeci de localizări. În documentul respectiv nu este prezentată situația României, așa că nu o presupunem: întrebați integratorul exact ce conține configurația pentru România în versiunea vizată și ce se livrează prin extensii. Pagina despre SAP Business One în România tratează acest subiect separat.

Obligațiile către ANAF: e-Factura, D406 și e-Transport

Pentru un departament financiar din România, calitatea unui ERP se judecă azi prin raportările către ANAF. Trei fluxuri revin mereu:

Fiecare dintre aceste subiecte are un ghid dedicat: facturarea electronică în ERP, fișierul SAF-T (D406) și RO e-Transport. Pentru o vedere de ansamblu, citiți și pagina despre cerințele legale ale unui ERP.

Un D406 reușit depinde de calitatea datelor mai mult decât de program. Un partener fără cod fiscal valid, un articol fără unitate de măsură sau un cont folosit pentru două scopuri ies la suprafață exact în fișier. Recomandarea practică: cereți integratorului o rulare de probă pe datele voastre istorice înainte de începerea lucrului efectiv.

Bancă, trezorerie și plăți

Contabilitatea bancară înseamnă extrase importate, reconciliate cu facturile deschise, plăți către furnizori grupate și evidența încasărilor. În SAP Business One, reconcilierea leagă mișcările bancare de facturile de client și de furnizor și lasă la vedere ce nu s-a potrivit.

Pentru o firmă cu mai multe bănci și conturi în RON și în valută, importul extraselor se discută la început: formatul oferit de bancă, regulile de potrivire (după referință, sumă, partener) și cine rezolvă excepțiile în fiecare zi. Un extras potrivit în mare parte automat scurtează închiderea lunii; unul potrivit manual o încetinește, indiferent de ERP.

Active fixe

Evidența activelor fixe cuprinde fișa fiecărui bun, data punerii în funcțiune, metoda și durata de amortizare, locul de folosință și mișcările (achiziție, transfer, scoatere din funcțiune). Se pune, ca în orice ERP, întrebarea dacă acest modul acoperă practica locală de amortizare și inventariere sau dacă firma preferă să păstreze registrul într-un instrument separat. Răspunsul depinde de numărul și de natura bunurilor, de felul în care se face inventarierea și de cerințele auditorului. Se cere o demonstrație pe un caz real: o achiziție, o reevaluare, o casare.

Multi-valută, multi-societate și consolidare

O firmă românească care cumpără din import sau vinde în exterior lucrează în mai multe valute. SAP Business One ține rata de schimb pe zi, contabilizează diferențele de curs la lichidare și permite reevaluarea soldurilor la sfârșit de perioadă. Trebuie convenit de unde vine cursul (de regulă cel publicat de banca centrală), cine îl încarcă și cum se tratează documentele cu curs negociat.

Pentru un grup, fiecare societate are propria bază de date și propriul plan de conturi. SAP indică o utilizare în peste 170 de țări, cu 50 de localizări și 28 de limbi, ceea ce explică prezența sa în grupuri cu filiale în mai multe state. Consolidarea însă este o decizie de arhitectură: fie se face într-un instrument de raportare, fie prin conversii și eliminări de operațiuni intragrup stabilite cu contabilul grupului. Dacă proiectul include filiale în străinătate, spuneți acest lucru de la prima discuție, pentru că influențează licențele și structura implementării.

Închiderea lunii și raportarea

Închiderea lunii într-un ERP bine configurat devine o listă de verificări: documente nepostate, extrase nereconciliate, diferențe de curs, amortizare, regularizări, TVA. Fiecare punct are un raport care arată ce lipsește. Beneficiul vine din faptul că erorile apar în timpul lunii, la sursă, și nu la final.

Raportarea financiară cuprinde balanța, fișele de cont, jurnalele, situațiile de clienți și furnizori, precum și rapoartele pe dimensiuni analitice. Clientul web adaugă vizualizări filtrate și analize contextuale. Pentru o conducere care cere cifre pe zi, merită discutate încă de la început indicatorii: ce se vrea văzut, de către cine și cât de repede.

Rolul contabilului și al integratorului

Un ERP nu înlocuiește contabilul. Rolurile se împart astfel:

• Contabilul sau firma de contabilitate răspunde de înregistrări, de declarații, de închidere și de respectarea legislației.
• Integratorul configurează societatea, plan de conturi, TVA, bănci, încarcă soldurile inițiale, formează utilizatorii și remediază problemele tehnice.
• Directorul financiar stabilește rapoartele de gestiune, regulile de aprobare și drepturile de acces.

Dacă firma lucrează cu un contabil extern, acesta trebuie implicat în proiect din faza de analiză, nu doar la final. Mulți integratori lucrează cu o echipă de consultanți financiari; alții cu un contabil-partener al clientului. Oricare ar fi varianta aleasă, cereți ca decizia asupra planului de conturi să fie consemnată în scris. Pentru alegerea celui potrivit, citiți ghidul despre alegerea integratorului ERP și pagina despre alegerea unui partener SAP Business One.

Soldurile inițiale și trecerea de la alt program

Dacă veniți dintr-un program contabil local, trecerea cere pregătire: balanța de deschidere, soldurile pe parteneri, stocurile, activele fixe și, uneori, istoricul pentru comparații. Data de trecere se alege de obicei la început de perioadă, după o închidere curată în sistemul vechi. Detaliile sunt în pagina despre migrarea către SAP Business One. Dacă pornirea se face din WinMentor, pagina despre WinMentor Enterprise descrie contextul acestuia.

Legătura cu celelalte zone

Contabilitatea e corectă doar dacă fluxurile care o alimentează sunt corecte. Stocurile și achizițiile determină valoarea mărfurilor și a costurilor; vânzările determină veniturile și creanțele; producția determină costul produselor; salarizarea determină cheltuielile cu personalul. Parcurgeți, în ordine, paginile despre stocuri și achiziții, despre producție, despre salarizare și resurse umane și despre modulele SAP Business One. Costurile se discută în pagina despre prețurile SAP Business One.

Cum vă pregătiți pentru discuția cu un integrator

Înainte de prima ședință, pregătiți un set de documente care arată cum lucrați:

• planul de conturi actual și o balanță recentă;
• lista bunurilor de natura activelor fixe, dacă există;
• exemple de facturi cu situații speciale (valută, taxare inversă, avans);
• rapoartele pe care conducerea le consultă lunar;
• lista declarațiilor și raportărilor către ANAF pe care le depuneți.

Cu aceste documente, integratorul poate construi o demonstrație pe cazuri proprii, nu pe un exemplu generic. Serviciul nostru este gratuit: vă punem în legătură cu un integrator adaptat proiectului dumneavoastră, iar proiectul îl realizează acesta. Modul de lucru este descris în pagina cum funcționează punerea în legătură.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.