Contabilitate și finanțe în WinMentor Enterprise

Pentru o firmă din România, contabilitatea WinMentor este, de fapt, motivul pentru care produsul există. Ofertă WinMENTOR ENTERPRISE a crescut între timp într-o suită cu peste 30 de module specializate, dar rădăcina rămâne zona financiar-contabilă. Pagina de față arată ce acoperă WinMentor pentru finanțe, unde se oprește și ce trebuie clarificat cu contabilul și cu integratorul înainte de un proiect.

MENTOR, nucleul contabil al WinMentor

Modulul MENTOR reunește patru zone care, în multe companii, trăiesc în programe separate: contabilitatea, gestiunea stocurilor, evidența clienților și furnizorilor și trezoreria. Faptul că toate lucrează pe aceleași documente explică de ce un contabil care a folosit WinMentor ani la rând îl consideră rapid.

Principiul de lucru este simplu: documentul se introduce o singură dată, iar înregistrările contabile se generează automat. Acest lucru este valabil pentru toate documentele introduse, inclusiv pentru cheltuielile înregistrate în avans. Pentru un departament financiar mic, diferența se simte la sfârșitul lunii, când nu mai trebuie reconciliată o evidență operațională cu una contabilă.

Ce se înregistrează automat și ce rămâne la decizia contabilului

Automatizarea nu înlocuiește judecata profesională. Schema contabilă potrivită unei operațiuni neobișnuite, tratamentul unei cheltuieli sau momentul înregistrării unei provizion rămân în responsabilitatea contabilului sau a expertului contabil. Programul aplică regulile configurate; cine le configurează răspunde de ele. De aceea, în orice proiect, parametrizarea schemelor contabile se validează în scris cu persoana care semnează situațiile financiare.

Contabilitate generală și contabilitate de gestiune

Zona contabilității generale este cea pe care o descrie MENTOR. Contabilitatea de gestiune, adică urmărirea costurilor pe secții și activități, apare în sursele oficiale în legătură cu producția: la execuție, post-calculația repartizează costurile prin secțiile auxiliare și de producție către contabilitatea de gestiune. Cu alte cuvinte, pentru o fabrică, costul produsului ajunge în contabilitate din modulul Production, nu dintr-o introducere separată. Detaliile industriale se găsesc în pagina despre producția în WinMentor.

Dacă firma dumneavoastră are nevoie de analize pe alte axe decât cele contabile, modulul Expert analizează activitatea companiei din unghiuri diferite de cele contabile. Ce rapoarte concrete primiți în această zonă se stabilește la prezentarea de către integrator, nu din fișa produsului.

TVA, declarații și validarea partenerilor

Pentru un dirigent de IMM, TVA-ul este locul unde o eroare costă cel mai repede. MENTOR generează declarațiile 300, 390 și 394, precum și situațiile financiare și documentele contabile obligatorii. Pe lângă aceasta, validează codurile de identificare fiscală ale partenerilor români, europeni și neplătitori de TVA față de baza de date a ANAF.

În practică, validarea contează la crearea fișei de partener: un cod greșit sau un partener inactiv se observă înainte ca factura să plece, nu la un control ulterior. Pentru firmele care cumpără sau vând intracomunitar, verificarea față de partenerii europeni este un avantaj concret.

Tabelul de mai jos rezumă zonele financiare pe care le acoperă MENTOR, conform descrierii oficiale.

Clienți, furnizori și controlul creditului

Un același partener poate fi definit ca client și furnizor în MENTOR, cu mai multe sedii și cu condiții de plată implicite. Aceasta simplifică situațiile în care o firmă vinde și cumpără de la același partener și vrea o evidență netă. Mai există controlul creditului clientului, cu alertă la depășirea limitei, o funcție utilă când vânzarea și contabilitatea sunt mutate în două birouri diferite.

Legătura cu aprovizionarea și cu vânzările este tratată separat. Pentru stocuri, vezi stocuri și achiziții în WinMentor: MENTOR oferă mai multe metode de evaluare, între care FIFO, LIFO, IDS, CMP și evaluarea pe valoare, ceea ce influențează direct costul vânzărilor din contabilitate.

Trezorerie, valută și cursuri BNR

Firmele care lucrează cu furnizori din afara zonei euro sau care au credite în valută au nevoie de o evidență valutară fără intervenții manuale. Conform descrierii oficiale, MENTOR face reevaluarea automată a soldurilor în valută, în acord cu legislația în vigoare, și își actualizează automat cursurile BNR pentru toate valutele.

Trezoreria înregistrează operațiunile în RON și în valută și urmărește liniile de credit, efectele și biletele la ordin, precum și avansurile. Lettrajul, adică asocierea plăților cu facturile, se face manual sau automat. Pentru un contabil, acesta e momentul în care se vede dacă soldurile de clienți și furnizori sunt curate. Pagina nu promite însă o funcție de extras bancar sau de import automat dincolo de ce este descris mai sus: orice conexiune cu o bancă anume se discută la integrări WinMentor.

Mai multe societăți, holding și exerciții decalate

MENTOR gestionează mai multe societăți în structuri de holding, contabilitatea societăților în participațiune, solduri contabile separate pe subunități și exerciții financiare care nu încep în ianuarie. Pentru un grup familial cu trei sau patru firme, sau pentru o filială a unui grup străin cu an fiscal diferit, aceste elemente decid dacă WinMentor rămâne suficient sau dacă trebuie căutată o alternativă.

Limita trebuie spusă clar: sursele oficiale nu descriu o consolidare automată completă, cu eliminări intragrup. Dacă grupul dumneavoastră are nevoie de aceasta, întrebarea se pune explicit integratorului, cu un scenariu real al firmei. Pentru situații complexe, merită comparat și cu alte soluții ERP.

Imobilizări, IFRS și analize

Zona activelor fixe este acoperită de modulul Fixed Assets, care urmărește imobilizările și inventarele patrimoniului. Pentru cine raportează unui grup, modulul IFRS produce automat bilanțul și contul de profit și pierdere IFRS, prin corespondența dintre conturile principale și posturile IFRS. Perioada poate fi lunară, trimestrială sau anuală, iar valorile se afișează înainte și după ajustări.

Ce înseamnă asta pentru o firmă care ține contabilitatea locală și raportează în IFRS grupului? Nu mai este nevoie de un tabel separat reconstruit manual în fiecare trimestru, dar corespondențele conturilor trebuie definite o dată, cu grijă, de un contabil care cunoaște ambele referențiale.

Închiderea lunii și controlul modificărilor

O problemă clasică în firmele mici este modificarea unui document dintr-o lună deja închisă, fără ca nimeni să observe. MENTOR întocmește balanțe lunare de referință pentru perioadele închise, tocmai pentru a detecta modificările neintenționate. Este un mecanism simplu, dar eficient: la fiecare închidere, balanța rămâne ca etalon, iar orice diferență ulterioară iese la iveală.

Pașii unei închideri bine făcute, indiferent de program, rămân aceiași:

• verificarea documentelor neînregistrate sau a celor în așteptare;
• reevaluarea soldurilor în valută;
• reconcilierea clienților și furnizorilor;
• controlul balanței și compararea cu balanța de referință;
• depunerea declarațiilor cu termen, după verificare.

Plata salariilor și legătura cu contabilitatea

Salarizarea trăiește într-un modul separat, Payroll, o aplicație distinctă, integrată nativ în WME. Ea calculează contribuțiile angajatului și ale angajatorului, majorările și rețineri, avantajele în natură, concediile medicale și de odihnă și generează fișierele de virament specifice fiecărei bănci. Notele contabile de salarizare se pot importa în WME, centralizate pe formațiuni sau detaliate pe formațiune și pe salariat. Detalii în pagina dedicată salarizării în WinMentor.

Obligațiile românești: e-Factura, SAF-T D406 și RO e-Transport

Aici contabilitatea unui ERP se judecă în România. Trei sisteme ANAF cer ca datele din program să iasă într-un format precis.

RO e-Factura

Începând cu 01.04.2022, operatorii stabiliți în România trebuie să emită facturi electronice prin sistemul național RO e-Factura pentru anumite categorii de produse și servicii (OUG 120/2021). WinMentor generează XML-ul e-Factura direct din documentele de ieșire, cu semnare și trimitere document cu document sau în loturi. Serverul WMEFServer a fost creat pentru trimiterea mai eficientă a facturilor, fără intervenția utilizatorului. Ghidul general este în facturarea electronică într-un ERP.

SAF-T (D406)

Fișierul D406 este reglementat de articolul 59^1 din Legea 207/2015 (Codul de procedură fiscală) și de OpANAF 1783/2021, cu implementare treptată pe categorii de contribuabili: mari, mijlocii și mici. Declarația se depune lunar sau trimestrial, după perioada fiscală de TVA, cel târziu în ultima zi calendaristică a lunii următoare; contribuabilii neplătitori de TVA depun trimestrial. Calitatea datelor contabile decide calitatea fișierului: conturi, parteneri și coduri fiscale greșite apar direct în raport. Vezi și ghidul SAF-T D406.

RO e-Transport

RO e-Transport urmărește transportul rutier de mărfuri cu risc fiscal ridicat pe teritoriul național, pe baza OUG 41/2022, și înregistrează expeditori, beneficiari, mărfuri, locuri, mijloace de transport, transportator și coduri UIT. Pentru o firmă de distribuție, el atinge mai mult logistica decât contabilitatea, dar datele pornesc din aceleași documente. Pe larg, în ghidul RO e-Transport.

Rolul contabilului sau al expertului contabil

Un ERP nu ține loc de contabil. Contabilul sau expertul contabil al firmei:

• stabilește schemele contabile și politicile de înregistrare;
• validează parametrizarea înainte de punerea în funcțiune;
• răspunde de situațiile financiare și de declarațiile depuse;
• este interlocutorul ANAF.

Integratorul pune programul la punct și îl învață pe utilizator să-l folosească. Ideal, cei doi lucrează împreună de la început: contabilul spune ce vrea să vadă în balanță, integratorul traduce asta în configurare. Dacă firma externalizează contabilitatea, trebuie lămurit din timp cine are acces la program și în ce regim.

Cum se pregătește un proiect pe partea financiară

Înainte de a cere oferte, merită să aveți clare câteva lucruri:

1. structura juridică: o firmă, mai multe firme sau un holding;
2. valutele folosite și frecvența operațiunilor valutare;
3. obligațiile ANAF care vă privesc (e-Factura, D406, e-Transport);
4. dacă raportați în IFRS unui grup;
5. ce date din sistemul actual trebuie preluate.

Ultimul punct este adesea subestimat. Preluarea soldurilor, a partenerilor și a istoricului cere un plan separat; vezi migrarea datelor în WinMentor și mutarea către WinMentor în pași. Dacă vreți să parcurgeți toate modulele înainte de a discuta, începeți cu modulele WinMentor.

Integrator ERP este un serviciu gratuit de punere în legătură: descrieți proiectul, iar noi vă orientăm către un integrator potrivit. Nu suntem afiliați vreunui editor și nu realizăm noi proiectul.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.