Gestiunea stocurilor și achizițiile în WinMentor Enterprise

Pentru multe firme românești, gestiunea de stoc WinMentor este motivul pentru care sistemul a intrat în companie: depozitul, recepțiile, facturarea și contabilitatea lucrează pe aceleași date. Pagina de față arată ce acoperă WinMentor Enterprise pe partea de stocuri și achiziții, unde se oprește oferta standard și ce merită stabilit cu un integrator înainte de a începe lucrul.

Unde se află stocul în WinMentor Enterprise

Oferta WinMENTOR ENTERPRISE® reunește peste 30 de module specializate, de la MENTOR și Producție până la Commercial, CRM, Payroll sau Fixed Assets. Stocul nu este un modul izolat: face parte din MENTOR, nucleul care acoperă contabilitatea, gestiunea stocurilor, clienții și furnizorii, precum și trezoreria.

Consecința practică este simplă. O recepție de marfă înregistrată în depozit generează automat notele contabile aferente, la fel ca orice alt document introdus. Contabilul nu mai reintroduce nimic, iar diferențele dintre depozit și balanță devin mai ușor de explicat. Pentru partea contabilă, vedeți contabilitatea și finanțele în WinMentor.

Dacă aveți nevoie de funcții care depășesc nucleul, harta modulelor este în pagina despre modulele WinMentor.

Valorizarea stocului: alegerea care schimbă costul

Gestiunea de stoc din MENTOR oferă mai multe metode de valorizare: FIFO, LIFO, IDS, CMP (cost mediu ponderat) și valorizarea pe valoare. Pare un detaliu tehnic, dar determină costul mărfii vândute și, implicit, marja pe care o vede directorul comercial.

Metoda se alege la parametrizare și se schimbă greu după ce există mișcări de stoc. Cereți integratorului să o fixeze după discuția cu contabilul, nu după reflexul „așa am lucrat până acum”.

Articole, serii și termene de valabilitate

MENTOR urmărește seriile, termenele de valabilitate și datele de expirare. Mai important pentru depozitele cu marfă sensibilă: sistemul poate bloca vânzarea articolelor neconforme, adică a celor expirate sau neautorizate. Pentru un distribuitor de alimente, de cosmetice sau de consumabile, un asemenea blocaj la facturare evită returul și litigiul cu clientul.

Câteva puncte de clarificat la analiza nevoii:

• cum codificați articolele echivalente sau înlocuitoare (MENTOR cunoaște noțiunea de articole echivalente în zona prețurilor și a vânzărilor);
• ce se întâmplă cu un lot parțial expirat la recepție;
• cine are dreptul să deblocheze o vânzare blocată;
• cum denumiți variantele de produs (mărime, culoare, ambalaj): ca articole distincte sau ca atribute, decizie de luat înainte de import.

În WinMentor, structura articolelor se hotărăște la început. O codificare improvizată se plătește la fiecare inventar.

Achizițiile și furnizorii

Partea de achiziții se sprijină pe aceeași bază de parteneri. Un partener poate fi definit simultan client și furnizor, cu mai multe sedii și condiții de plată implicite. Pentru o firmă care vinde și cumpără de la același partener, acest lucru înseamnă un singur cont de urmărit, nu două fișe care nu se reconciliază niciodată.

Pe lângă relația cu furnizorul, MENTOR actualizează automat cursurile BNR pentru toate valutele și reevaluează automat soldurile în valută conform legislației în vigoare. Dacă importați marfă și plătiți furnizori externi, diferențele de curs nu se mai calculează în tabele separate.

Trezoreria urmărește operațiunile în RON și în valută, liniile de credit, efectele de comerț și biletele la ordin, avansurile, și permite lettrarea (potrivirea plăților cu facturile) manual și automat. Plata furnizorilor devine astfel o prelungire naturală a recepției, nu un proces rupt de stoc.

Aprovizionare după comenzi

Când activitatea include fabricație, modulul Producție transformă comenzile clienților și previziunile în lansări de fabricație, cu rezervarea automată a materiilor prime și simularea unor scenarii de lansare. Ordonanțarea ține cont de termene, de stocuri și de capacitatea echipamentelor. Aprovizionarea nu mai pornește dintr-o listă intuitivă, ci din ceea ce lansarea consumă. Detaliile sunt în pagina despre producție în WinMentor.

Recepții, livrări și coduri de bare

WMEProd generează bonuri de consum, rapoarte de manoperă și avize de livrare prin citirea codurilor de bare. Este un instrument de hală, util atunci când documentul de consum sau de livrare se întocmește la locul operațiunii, nu la birou.

Pentru comerțul cu amănuntul, oferta mai include Back Office (gestiunea magazinului, integrată), Retail (front-office, aplicație separată) și Cash Register, pentru interfațarea cu casele de marcat.

Ce nu găsiți în descrierea publică a produsului trebuie verificat pe loc: terminale mobile pentru recepție, adrese de depozit pe rafturi sau interfețe cu transportatori. Dacă aceste puncte sunt esențiale, cereți integratorului o demonstrație pe un scenariu real al firmei și o listă scrisă a ceea ce este standard, a ceea ce este parametrizare și a ceea ce este dezvoltare specifică. Pentru conectarea la alte sisteme, începeți cu pagina despre integrări WinMentor.

Inventarul în WinMentor

MENTOR stabilește balanțe lunare de referință pentru perioadele închise, tocmai pentru a depista modificările involuntare. Pentru inventar, acest mecanism are o valoare practică: după închiderea lunii, o modificare retroactivă de stoc nu trece neobservată.

Pentru un inventar fără surprize:

1. stabiliți gestiunile și perioada de blocare a mișcărilor;
2. comparați stocul scriptic cu cel faptic, pe articol și, după caz, pe serie;
3. justificați diferențele înainte de regularizare, nu după;
4. verificați valorizarea rezultată cu metoda aleasă la început;
5. păstrați documentele de regularizare pentru contabil.

Inventarul patrimoniului, adică al mijloacelor fixe, se ține în modulul Fixed Assets, care urmărește imobilizările și inventarele patrimoniale. Nu îl amestecați cu inventarul de marfă.

Stocuri și obligații legale

Stocul alimentează documentele care circulă în afara firmei. Transportul de mărfuri atrage obligații de raportare, iar facturarea electronică și SAF-T (D406) cer ca datele din depozit să fie curate. Dacă livrați marfă cu mijloace proprii sau prin transportatori, citiți ghidul despre RO e-Transport într-un ERP și verificați cu integratorul cum se emit declarațiile din WinMentor, în versiunea pe care o folosiți. Contabilii care lucrează cu ANAF vor aprecia un stoc ale cărui articole au denumiri și unități de măsură coerente.

Pentru ce tip de firmă are sens

Gestiunea de stoc din WinMentor este adaptată firmelor care vor aceeași bază de date pentru depozit, vânzări și contabilitate. Se potrivește în special:

• distribuitorilor și angrosiștilor, vedeți ERP pentru comerț en-gros și distribuție;
• firmelor cu logistică proprie, unde contează ERP pentru logistică;
• producătorilor care leagă stocul de lansările de fabricație.

Dacă stocul vostru depinde de depozite multiple în regiuni diferite, de un magazin online cu sincronizare rapidă sau de procese de depozit foarte specializate, comparați cu alte soluții înainte de decizie, pornind de la pagina de alternative sau de la ghidul despre cum alegi un ERP.

Cum pregătiți proiectul de stocuri

Cele mai multe probleme de stoc se nasc înainte de primul document, la pregătirea datelor. Trei lucruri merită făcute în ordine:

• curățarea nomenclatorului: eliminați dublurile, uniformizați unitățile de măsură, decideți ce rămâne activ;
• inventar de plecare: un stoc inițial verificat fizic valorează mai mult decât un import mare, dar nesigur;
• migrarea istoricului: stabiliți ce se aduce din sistemul vechi și ce rămâne arhivat, în pagina despre migrare WinMentor.

Etapele proiectului, responsabilitățile și instruirea utilizatorilor din depozit sunt tratate în pagina despre implementarea WinMentor. Noi vă punem în legătură cu un integrator potrivit proiectului; nu suntem afiliați vreunui editor și nu realizăm noi implementarea.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.