Salarizare și resurse umane cu WinMentor Enterprise

Când un director sau un DAF caută paie WinMentor, întrebarea reală este de obicei una singură: pot calcula salariile, concediile și declarațiile în același ecosistem în care ține contabilitatea și stocurile? Răspunsul scurt este da, prin modulul Payroll. Răspunsul complet are nuanțe, pentru că salarizarea și resursele umane nu sunt același lucru, iar WinMentor le tratează diferit.

Această pagină explică ce acoperă modulul de salarizare, cum ajunge costul cu personalul în contabilitate, ce nu trebuie presupus despre partea de RH și ce să clarificați înainte de a semna cu un integrator.

Cum este construită salarizarea în WinMentor Enterprise

Oferta WinMentor Enterprise reunește peste 30 de module specializate, printre care MENTOR, Producție, Comercial, CRM, Payroll și Fixed Assets. Salarizarea nu este o funcție ascunsă în contabilitate: are propriul modul, Payroll.

Detaliul care contează în practică este că Payroll este o aplicație separată, dar nativ integrată în WME. Altfel spus, se instalează și se administrează distinct, însă schimbă date cu restul sistemului fără conectori făcuți de la zero. Pentru o echipă de contabilitate asta înseamnă că departamentul de salarii poate lucra pe propriul perimetru, fără să încarce aplicația în care se înregistrează facturile.

Pentru o vedere de ansamblu asupra celorlalte componente, pagina despre modulele WinMentor arată cum se leagă între ele.

Ce calculează modulul Payroll

Editorul descrie un modul care pornește de la datele de bază ale salariaților și ajunge până la calculul salariilor și la declarațiile obligatorii. Numărul de salariați gestionați nu este limitat. Concret, modulul calculează automat:

• contribuțiile datorate de salariat și cele datorate de angajator;
• majorările și rețineri de orice fel;
• avantajele în natură;
• concediile medicale și concediile de odihnă.

Tot de aici ies fișierele de virament specifice fiecărei bănci, adică plata salariilor se poate face prin încărcarea unui fișier, nu prin introducerea manuală a fiecărui beneficiar. Dacă firma lucrează cu mai multe bănci, merită verificat de la început dacă formatul băncii dumneavoastră este disponibil.

Concedii și absențe

Concediile de odihnă și cele medicale fac parte din calcul. Pentru un responsabil de salarii, importanța este directă: o zi de concediu medical sau o zi de odihnă schimbă baza de calcul și contribuțiile, deci trebuie introdusă corect și la timp. Un modul care le tratează în aceeași aplicație cu salariul reduce riscul de nepotriviri între ce a aprobat managerul și ce s-a plătit.

Declarații obligatorii

Modulul gestionează declarațiile obligatorii aferente salarizării, iar editorul precizează că este actualizat conform evoluției legislației românești. Nu vă bazați însă pe o formulare generală: cereți integratorului lista exactă a declarațiilor și a formatelor de depunere pe care versiunea dumneavoastră le produce, cu fiecare modificare legislativă recentă.

Cum ajung salariile în contabilitate

Aici se vede avantajul integrării. Notele contabile rezultate din salarizare pot fi importate în WME, în două moduri:

Alegerea nu este neutră. Centralizarea pe formațiuni dă un registru contabil curat și ușor de citit. Detalierea pe salariat produce mai multe înregistrări, dar răspunde la întrebări de tipul „cât ne costă efectiv această echipă?”. Pentru un IMM cu producție sau cu proiecte, a doua variantă ajută mai ales dacă mai târziu vreți să repartizați costul muncii pe comenzi.

Pe partea de contabilitate, MENTOR înregistrează automat notele pentru documentele introduse și generează documentele contabile obligatorii. Dacă vă interesează acest capăt al lanțului, citiți și contabilitatea și finanțele în WinMentor.

Ce rămâne neacoperit sau neconfirmat în partea de RH

Aici trebuie să fim exacți. Documentația editorului pe care o folosim descrie Payroll ca modul de salarizare. Nu descrie, în aceleași surse, funcții de recrutare, de evaluare a performanței sau de decont al cheltuielilor de deplasare. Prin urmare, nu le prezentăm ca fiind incluse.

Ce înseamnă asta pentru dumneavoastră:

1. Dacă ce aveți nevoie este salarizarea corectă și conformă, Payroll este direct pe țintă.
2. Dacă vreți un sistem de resurse umane complet (dosar de personal digital, fluxuri de aprobare, obiective, evaluări, recrutare), întrebați explicit integratorul ce există în versiunea dumneavoastră și ce ar trebui adăugat.
3. Dacă lipsește ceva, soluția obișnuită este o aplicație HR dedicată, conectată la salarizare printr-o interfață. Subiectul este tratat în pagina despre integrările WinMentor.

Alte ERP-uri de pe piață prezintă HR ca modul distinct, cu fluxuri de aprobare și autoservire pentru angajat. Nu spunem că WinMentor nu le poate rezolva, spunem doar că nu le putem confirma din sursele editorului și că trebuie validate înainte de contract.

Legătura cu CRM și cu proiectele

Un amănunt util pentru firmele de servicii: modulul CRM din WinMentor verifică disponibilitatea unui angajat atunci când i se atribuie o sarcină și generează o factură de servicii la închiderea sarcinii. Nu este salarizare, dar arată că „angajatul” există ca resursă și în alte părți ale sistemului. Dacă lucrați pe bază de intervenții sau proiecte, discuția despre paie trebuie purtată împreună cu cea despre planificarea resurselor.

Puncte de vigilență înainte de a porni

Din experiența proiectelor de acest tip, problemele nu vin din calcul, ci din jurul lui. Iată ce merită verificat.

Trecerea de la fișierele existente

Datele salariaților, istoricul de concedii și cumulările anului în curs trebuie preluate fără goluri. Spuneți clar integratorului de la ce dată începeți calculul în WinMentor și ce istoric trebuie să rămână consultabil. Detalii despre acest tip de operațiune găsiți în pagina despre migrarea la WinMentor.

Responsabilitatea actualizărilor

Editorul actualizează modulul după legislație, dar o actualizare nepusă pe server nu protejează pe nimeni. Stabiliți cine instalează versiunile, cine le testează pe o lună de probă și cine confirmă rezultatul înainte de plata efectivă a salariilor.

Separarea accesurilor

Datele salariale sunt printre cele mai sensibile dintr-o companie. Pentru că Payroll este o aplicație separată, puteți decide ca doar câteva persoane să o deschidă. Cereți integratorului să documenteze cine are acces și cum se loghează operațiunile.

Fișierele bancare

Verificați pe un test real că fișierul de virament este acceptat de banca dumneavoastră înainte de prima lună de producție. Un format respins în ziua plăților este o problemă mică de rezolvat, dar apare la cel mai prost moment.

Raportarea și conformitatea

Salarizarea alimentează raportări care se întâlnesc cu restul obligațiilor firmei. De exemplu, fișierul SAF-T D406, care se depune lunar sau trimestrial, în funcție de perioada de TVA, la cel mult ultima zi calendaristică a lunii următoare, se bazează pe date contabile coerente, inclusiv pe cele provenite din salarizare. Contribuabilii neplătitori de TVA depun trimestrial. Pentru cadrul general, vedeți ghidul despre SAF-T D406 și ERP și pagina despre cerințele legale pentru un ERP în România.

Cum se desfășoară un proiect de salarizare

Un proiect tipic de punere în funcțiune pentru paie urmărește, fără termene promise de noi, aceste etape:

1. Cadrare. Număr de angajați, tipuri de contracte, regimuri speciale, bănci folosite, formațiuni.
2. Parametrizare. Configurarea elementelor de salarizare, a avantajelor în natură și a legăturii cu planul de conturi.
3. Preluarea datelor. Salariați, cumulări, istoric de concedii.
4. Rulare în paralel. O lună în care rezultatul din WinMentor se compară cu cel obținut pe sistemul vechi.
5. Instruire. Echipa de salarii și contabilul învață circuitul complet, inclusiv importul notelor contabile.
6. Trecerea în producție și suport. Prima lună reală, cu un interlocutor disponibil.

Durata depinde de complexitatea firmei și nu o putem estima responsabil în afara unui dialog cu integratorul. Pentru organizarea generală a unui astfel de proiect, citiți implementarea WinMentor și, pentru partea de formare a utilizatorilor, instruirea pe WinMentor.

Întrebări de pus integratorului

Pregătiți o listă scurtă înainte de prima discuție:

• Ce versiune a modulului Payroll vom folosi și cum se face actualizarea legislativă?
• Ce declarații obligatorii sunt generate direct și în ce format?
• Care sunt băncile pentru care există fișier de virament?
• Cum se importă notele contabile și ce nivel de detaliu recomandați pentru firma noastră?
• Ce funcții de HR (recrutare, evaluare, cheltuieli) nu sunt acoperite și ce soluție propuneți?
• Cine răspunde dacă o modificare legislativă ne prinde în mijlocul lunii?

Dacă nu ați ales încă un intermediar, serviciul nostru gratuit vă ajută să ajungeți la un integrator potrivit proiectului dumneavoastră. Principiul este explicat în cum funcționează punerea în legătură: noi facem legătura, iar proiectul este realizat de integrator.

Pe scurt

Paie WinMentor înseamnă un modul dedicat, Payroll, integrat nativ, capabil să gestioneze un număr nelimitat de salariați, să calculeze contribuțiile, concediile și avantajele în natură, să producă fișiere bancare și să trimită notele contabile în WinMentor Enterprise. Partea de „HR” în sens larg nu trebuie presupusă: o confirmați în scris, pe versiunea dumneavoastră, înainte de contract.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.