Vânzări și CRM în WinMentor Enterprise: ce acoperă și unde se oprește

Dacă te interesează CRM WinMentor, întrebarea de fond este simplă: unde se oprește contabilitatea și unde începe relația cu clientul? În WinMentor Enterprise, răspunsul este mai nuanțat decât în majoritatea ofertelor ERP, pentru că vânzările sunt împărțite între mai multe module. Oferta cuprinde mai bine de 30 de module specializate, iar printre ele se numără MENTOR, Commercial și CRM. Înțelegerea rolului fiecăruia te ajută să stabilești ce ai deja și ce trebuie adăugat.

Pagina de față privește vânzările în WinMentor de la prima discuție cu un prospect până la factura încasată. Dacă vrei imaginea de ansamblu a produsului, începe cu modulele WinMentor.

Cum se împart vânzările între MENTOR, Commercial și CRM

În logica WinMentor, MENTOR este nucleul: contabilitate, stocuri, clienți și furnizori, trezorerie. Tot ce ține de documentele de vânzare se sprijină pe el, pentru că fiecare factură ajunge direct în evidența contabilă și în stoc. Modulul CRM se așază deasupra, ca strat de relație comercială.

Această împărțire are un avantaj: nu plătești pentru un CRM complet dacă ai nevoie doar de facturare corectă. Are și o consecință: cineva trebuie să decidă, la implementare, ce modul face ce, pentru ca echipa să nu introducă aceeași informație de două ori.

Modulul CRM: clienți, prospecți și istoric

Modulul CRM administrează atât clienții existenți, cât și prospecții. Pentru fiecare, păstrează istoricul oportunităților, al ofertelor, al comenzilor, al contractelor, al facturilor, al sarcinilor și al e-mailurilor schimbate. Pentru un director comercial, asta înseamnă o fișă unică: înainte de o întâlnire, vezi ce s-a oferit, ce s-a comandat, ce s-a facturat și ce rămâne de rezolvat.

Beneficiul practic apare când vânzătorul pleacă din firmă. Istoricul rămâne în sistem, nu în caseta de e-mail a unui om. Pentru multe IMM-uri românești, în care relația cu clientul se ține încă în foi de calcul și în telefon, acesta este primul câștig real.

De la pistă la ofertă

Parcursul tipic arată astfel:

1. un prospect este introdus în CRM, cu datele de contact și sursa lui;
2. discuțiile devin oportunități, legate de persoana care le conduce;
3. oferta se emite pe baza prețurilor din listele MENTOR, deci cu reducerile aprobate;
4. la acceptare, oferta devine comandă, iar comanda se livrează și se facturează din partea comercială.

Cât de multe etape are fluxul, cine aprobă o reducere și ce câmpuri sunt obligatorii se stabilesc prin configurare. Nu presupune că toate acestea vin gata făcute: ele depind de modul în care vinde firma ta.

Sarcini și servicii

CRM-ul verifică disponibilitatea unui angajat în momentul în care i se atribuie o sarcină și poate genera factura de serviciu la închiderea sarcinii. Pentru o firmă care vinde intervenții, instalări sau asistență, aceasta scurtează drumul dintre munca făcută și factură. Vezi și ERP pentru servicii profesionale, unde logica este similară.

Prețuri, reduceri și condiții comerciale

Acolo unde vânzările se câștigă sau se pierd, adică la preț, MENTOR oferă instrumente serioase. Poți defini mai multe liste de preț configurabile, cu prețuri promoționale, și poți lucra cu articole echivalente atunci când produsul cerut nu este în stoc. Sistemele de reduceri pot fi complexe și se aplică pe subunitate, ceea ce contează pentru firmele cu mai multe puncte de lucru sau cu rețele de agenți.

În practică, un distribuitor poate avea o listă pentru clienții de retail, alta pentru revânzători și o a treia pentru o campanie de sezon, fiecare cu propria regulă de reducere. Pentru costul de achiziție al acestor module, consultă prețurile WinMentor; aici contează doar ce poți construi cu ele.

Credit client și conformitate la vânzare

Un partener poate fi, în același timp, client și furnizor. Fișa lui poate avea mai multe sedii și condiții de plată implicite. Pentru vânzătorul care cotează, cel mai util este controlul creditului: aplicația avertizează când limita clientului este depășită. Astfel, discuția despre un client rău-platnic se poartă înainte de livrare, nu după.

Aceeași disciplină se aplică și mărfurilor. MENTOR urmărește seriile, termenele de valabilitate și datele de expirare și poate bloca vânzarea articolelor neconforme, de exemplu a celor expirate sau neautorizate. În alimentație, farmacie sau cosmetice, o astfel de barieră în fluxul de vânzare protejează firma mai bine decât orice instrucțiune afișată în depozit. Pentru stocul propriu-zis, vezi stocuri și achiziții în WinMentor.

Pentru vânzările în valută, MENTOR actualizează automat cursurile BNR ale tuturor valutelor și reevaluează automat soldurile în valută conform legislației în vigoare. Un exportator nu mai recalculează manual diferențele de curs la fiecare încasare.

Facturare, e-Factura și vânzări către companii

Factura rezultă din documentul de vânzare, iar înregistrarea contabilă se face automat, ca pentru toate documentele introduse în MENTOR. Pentru relația cu ANAF, subiectul practic este facturarea electronică: în vânzările către alte firme, modul în care aplicația transmite facturile prin RO e-Factura și ce verificări rulează înainte de transmitere trebuie confirmate cu versiunea pe care o folosești. Detaliile sunt în ghidul despre ERP și facturare electronică și în cel despre cerințele legale pentru ERP. Versiunea contează: vezi versiunile și edițiile WinMentor.

Abonamente și facturare recurentă

Documentația publică a produsului nu descrie un modul dedicat contractelor cu facturare periodică, în afara faptului că CRM-ul păstrează contractele în istoricul clientului. Dacă modelul tău de afaceri se bazează pe abonamente sau pe servicii lunare, cere integratorului o demonstrație pe cazul tău concret, în loc să presupui că există. Dacă fluxul nu este acoperit direct, adesea se rezolvă printr-o personalizare sau printr-un instrument conectat.

Legătura cu marketingul

CRM-ul compară cheltuielile estimate cu cele reale ale campaniilor de marketing, raportându-le la documentele de intrare, la comenzi și la bonurile de consum. Cu alte cuvinte, bugetul unei campanii nu rămâne într-un tabel separat: costurile apar din documentele reale ale firmei. Ce nu vei găsi în descrierea publică a modulului este un instrument complet de automatizare a marketingului, cu trimiteri programate și scenarii. Pentru așa ceva, firmele folosesc de obicei o aplicație specializată.

CRM nativ sau CRM extern conectat

Alegerea nu este ideologică. Modulul CRM din WinMentor are un avantaj clar: datele de vânzare, stoc și contabilitate sunt în același sistem, iar fișa clientului arată oferte, comenzi și facturi fără nicio sincronizare. Un CRM extern are alt avantaj: o experiență de lucru gândită pentru echipa comercială și, adesea, aplicații pentru teren.

Dacă alegi varianta externă, regula de aur este să stabilești o singură sursă pentru fiecare informație: WinMentor pentru prețuri, stocuri, facturi și solduri, CRM-ul pentru contacte și activitate comercială. Conectarea se tratează ca proiect, nu ca detaliu; află mai multe în pagina despre integrările WinMentor.

Comerț cu amănuntul și comenzi pentru producție

Dacă vinzi la tejghea, WinMentor are o ofertă distinctă: Back Office pentru gestiunea magazinului, Retail ca aplicație separată de front-office și Cash Register pentru interfațarea cu casele de marcat. Nu este CRM, dar este vânzare, iar ea se alimentează din aceleași prețuri și din același stoc.

Pentru firmele care fabrică la comandă, comenzile clienților pot fi punctul de plecare al lansării în producție, cu rezervare automată a materiilor prime și programare după termene, stocuri și capacitatea echipamentelor. Pentru acest circuit, citește producția în WinMentor.

Indicatori de urmărit în vânzări

Un CRM nu valorează nimic dacă nimeni nu se uită la ce arată. Câțiva indicatori simpli, de definit împreună cu integratorul:

• oportunitățile deschise pe vânzător și vechimea lor;
• rata de transformare a ofertelor în comenzi;
• reducerile acordate față de lista de preț;
• clienții care se apropie de limita de credit sau o depășesc;
• vânzările pe subunitate și pe listă de preț;
• costul real al campaniilor față de cel estimat.

Modulul Expert analizează activitatea firmei din unghiuri necontabile, deci poate completa aceste vederi. Ce raport anume obții direct și ce necesită configurare se vede cel mai bine într-o demonstrație pe datele tale.

Cum te pregătești înainte de proiect

Înainte să discuți cu un integrator, scrie pe o pagină cum vinde firma ta: cine dă prețul, cine aprobă reducerea, unde se pierd clienții, ce informații lipsesc la a doua întâlnire. Un astfel de document este mai valoros decât orice listă de funcții. Pentru formă, folosește modelul de cerințe ERP. Apoi vezi cum decurge implementarea WinMentor și cum să alegi un partener care a mai lucrat cu fluxuri comerciale similare.

Dacă după analiză ți se pare că WinMentor nu se potrivește vânzărilor tale, privește alternativele sau compară direct, de pildă, cu Odoo, care are o abordare diferită a CRM-ului. Noi nu implementăm proiectul: te punem în legătură cu un integrator care îl poate face, iar procesul este descris aici.

Numele programelor menționate sunt mărci ale editorilor respectivi și apar doar cu titlu informativ. Acest site este independent și nu este afiliat niciunui editor.